Comment justifier les frais kilométriques aux impôts en 2024: guide complet pour déclarer sans erreur

En 2024, la déclaration des frais kilométriques est un souci majeur pour plusieurs contribuables, essentiellement pour ceux qui mettent leur véhicule personnel au profit de leur activité professionnelle. Les travailleurs, qu’ils soient salariés, indépendants, ou professionnels libéraux, bénéficient d’une déduction des frais kilométriques qui leur permet de réduire le montant imposable et par conséquent de payer moins d’impôts sur le revenu. Pour profiter de cette déduction, il faut impérativement respecter les règles et justifier correctement ces frais auprès des autorités fiscales.

Qu’est-ce qu’un frais kilométrique ?

Les frais kilométriques constituent les coûts qu’un contribuable engage lorsqu’il utilise son véhicule personnel dans le cadre de ses activités personnelles. Le plus souvent, ces frais regroupent les dépenses liées à l’assurance du véhicule, l’amortissement du véhicule, le carburant, l’entretien et les réparations, les pneus, les frais de péage et de stationnement liés à l’activité professionnelle.

Par ailleurs, seuls sont pris en compte pour la déduction, les frais relatifs à l’usage professionnel de la voiture. Ainsi, toute utilisation personnelle ne donne pas lieu à une réduction. Il est donc important d’apporter une justification précise afin d’éviter un redressement fiscal.

Qui doit rédiger une note de frais kilométriques ?

Pour réclamer une déduction liée aux frais kilométriques, le contribuable doit établir une note de frais. Cette note doit être rédiger par le contribuable lui-même. Le salarié qui utilise son propre véhicule au service de son travail doit adresser sa note de frais kilométrique à sa hiérarchie pour obtenir une réduction.

De même, les travailleurs indépendants et les dirigeants d’entreprises qui effectuent des déplacements avec leur véhicule personnel doivent également établir une note de frais pour justifier toutes les dépenses. Que ce soit une facture, un ticket, un reçu, ou tout document qui pourrait servir de justificatif.

Comment calculer les frais kilométriques ?

En 2024, plusieurs méthodes permettent de calculer les frais kilométriques. Parmi les nombreuses méthodes qui existent, deux sont recommandées. Il s’agit :

la méthode des barèmes ;
la méthode de remboursement des frais réels.

Le barème des frais kilométriques est une méthode par laquelle on déduit la somme qui correspond à un certain kilomètre parcouru et en tenant compte du type de véhicule utilisé. Chaque année un barème est établi et publié par les autorités fiscales pour déterminer ces frais. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule, le type de véhicule et la distance parcourue pour calculer la déduction.

En 2024, le barème de frais kilométriques pour une voiture personnelle se présente comme suit

Puissance administrative en CV	Distance d de 0 à 5000km	Distance d de 5000 à 20 000 km	Distance d de plus de 20 000 km
3 CV ou moins	d × 0,529	(d×0,316) + 1065	d × 0,370
4 CV	d × 0,606	(d×0,340) + 1330	d × 0,407
5CV	d × 0,636	(d×0,357) + 1395	d × 0,427
6 CV	d × 0,665	(d×0,374) + 1457	d × 0,447
À partir de 7CV et plus	d × 0,697	(d×0,394) + 1515	d × 0,470

La méthode des frais réels par contre, permet de déduire toutes les dépenses effectives engagées pour l’utilisation du véhicule. Cette méthode permet une déduction réelle et précise, plutôt que de se baser sur un barème forfaitaire. Avec la méthode des frais réels, il est très important de procéder à un suivi rigoureux des dépenses et de conserver toutes les factures pour bien se justifier.

Quelle est la procédure pour justifier les frais kilométriques aux impôts ?

Pour bénéficier intégralement des frais kilométriques, plusieurs éléments doivent être pris en compte pour ne pas subir un redressement par l’administration fiscale. Le contribuable doit tenir un carnet de bord qui détaille l’utilisation professionnelle de son véhicule. Ce carnet indique généralement la date du trajet, le motif professionnel et le kilométrage au début et à la fin du parcours. À défaut d’un carnet, plusieurs applications permettent de renseigner ses informations.

En plus du carnet, le travailleur doit aussi veiller à conserver toutes les factures de justification en cas de contrôle par les autorités fiscales. Au moment de la déclaration des frais, vous devez préciser la méthode utilisée. Le barème kilométrique est le plus puisqu’il suffit de multiplier la distance exacte professionnelle parcourue par le montant du barème.