L’administration d’entreprise requiert l’utilisation de plusieurs outils et de matériel divers. Parmi cela, les tampons sont généralement utilisés par les sociétés de petites, moyennes et grandes envergures. Mais à quoi servent-ils au juste au sein d’une entreprise ? On vous en dit plus dans cet article.
Sommaire
À quoi servent donc les tampons encreurs dans une entreprise ?
Le tampon encreur est un outil administratif qui a connu d’importantes évolutions au cours des années. Il sert principalement à certifier et authentifier les documents officiels au sein des institutions publiques et privées. Sachez qu’il existe un certain nombre de tampons encreurs et que si vous devez vous procurer un tampon encreur, vous pouvez en commander un sur Otypo.
Ces outils servent en premier lieu à mettre en avant la société grâce aux informations qui y sont inscrites, telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse mail, etc. Les tampons encreurs facilitent également l’organisation des entreprises. Ils aident, en effet, à trier les dossiers de manière efficace grâce aux dates et aux mentions spécifiques qui peuvent ainsi être imposées sur les documents.
Il faut également savoir que les tampons encreurs sont vos alliés lors de l’exécution d’une tâche administrative. Cela permet, en effet, d’authentifier vos documents pour qu’ils soient recevables auprès des institutions où vous les déposez. Le fait de les tamponner rend vos démarches légitimes et légales.
Les différents types de tampons encreurs
Les tampons encreurs sont très utiles au sein des entreprises. Il en existe plusieurs, mais en général, il y a les tampons encreurs simples et les tampons encreurs automatiques. Les tampons encreurs simples ne disposent pas d’une cassette d’encre insérée. Il est donc nécessaire d’en acheter une séparément pour pouvoir les utiliser. Les tampons automatiques sont, quant à eux, faits en plastique ou en métal et sont constitués d’une cassette autonome. Ils sont généralement plus durables et personnalisables, ce qui est idéal pour les entreprises.
Sachez que les tampons encreurs varient selon l’utilisation. Il y a notamment :
- Le tampon numéroteur sert à déposer un numéro sur un dossier pour le référencer, le classifier ou le relier à un autre document. Les chiffres de ce type de tampons sont réglables et ne requièrent aucune manipulation de votre part si l’outil est automatique. Dans le cas contraire, vous aurez affaire à un tampon numéroteur manuel.
- Le tampon dateur est utile pour déposer la date sur les documents officiels. Les dates sont très importantes, car elles permettent de faire un suivi de tous les documents qui circulent au sein de l’entreprise et de les archiver efficacement.
- Les tampons pour l’administration sont utiles pour mettre en avant la spécificité du document ainsi que son importance. Un tampon avec mention confidentiel permet, par exemple, de savoir que le dossier est sensible. La mention « payé » montre que le produit ou service consommé a déjà été payé par le client. Cela évite ainsi tout type de malentendu.
- Les tampons de poche sont idéals lors des déplacements professionnels, car il est possible d’authentifier un ou plusieurs documents en dehors du siège de l’entreprise.
Bon à savoir : il existe des tampons encreurs conçus spécifiquement pour les usages intensifs. Privilégiez-les si vous prévoyez d’y avoir très souvent recours.
Comment entretenir les tampons encreurs ?
Comme tout outil, les tampons encreurs ont besoin d’être entretenus pour qu’ils soient durables dans le temps. Pour ce faire, il faut tout simplement commencer par nettoyer régulièrement les taches d’encre et enlever les poussières qui se sont déposées sur l’outil. De plus, dans le cas où vous souhaiteriez personnaliser le texte de votre tampon, il est tout à fait possible de remplacer l’empreinte de votre outil.
Pour résumer
Les tampons encreurs présentent un certain nombre d’avantages pour les entreprises. Ils aident le personnel des sociétés à gagner du temps dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, d’autant plus que cela évite les erreurs récurrentes. Cela permet aussi d’apporter une touche professionnelle à tous les documents officiels, tout en les validant professionnellement. Ils donnent donc de la valeur aux dossiers des entreprises. Pour plus d’authenticité, il est possible de personnaliser les tampons encreurs. Il ne faut donc pas hésiter à s’en procurer.
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