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Comment digitaliser à 100% sa convocation d’assemblée générale ?

Lettre recommandée en ligne : le moyen idéal de digitaliser l’envoi des convocations aux AG
Raphaël
Rédigé par Raphaël

Les syndics de copropriété ont tout à fait la possibilité de digitaliser à 100% l’envoi de leurs convocations aux Assemblées Générales. En effet, la lettre recommandée en ligne est la réponse idéale lorsque l’on souhaite digitaliser l’envoi de ce type de courrier afin de gagner du temps, de limiter les coûts et également son impact écologique. Alors comment fonctionne la lettre recommandée en ligne ? Pourquoi la choisir afin de digitaliser l’envoi des convocations aux Assemblées Générales ? Comment recueillir le consentement des copropriétaires ? Réponses !

La lettre recommandée en ligne, c’est quoi ?

La lettre recommandée en ligne ou LRE est un système permettant d’effectuer l’envoi d’une lettre recommandée de façon digitalisée. En effet, l’envoi d’une lettre recommandée classique nécessite bien souvent de remplir et de signer un formulaire en bureau de poste. Le courrier est ensuite acheminé vers son destinataire et sera remis contre sa signature. L’expéditeur recevra alors un accusé de réception dans sa boite aux lettres. Ce type de système nécessite non seulement l’impression de courrier, mais aussi son acheminement ce qui a un certain impact écologique et qui demande également la prise en compte d’un délai.

La lettre recommandée en ligne va permettre également de profiter de l’envoi d’un courrier contre signature et de la présence d’un accusé de réception, mais de façon digitalisée. L’expéditeur entre son courrier directement en ligne et saisit l’adresse e-mail de son destinataire. Ce dernier reçoit alors une note lui expliquant qu’une LRE lui a été adressée, il peut alors choisir de l’accepter, de l’ignorer ou de la refuser. L’expéditeur reçoit une preuve de dépôt quand le destinataire a été notifié puis un accusé de réception, une preuve de négligence ou une preuve de refus selon la réponse du destinataire, le tout par voie électronique. La lettre recommandée en ligne dispose de la même valeur juridique que la lettre recommandée classique, elle peut donc être utilisée en remplacement de cette dernière ce qui explique que de nombreux professionnels privilégient cette solution.

Comment utiliser la LRE pour les convocations aux Assemblées Générales ?

La lettre recommandée en ligne peut tout à fait être utilisée par les syndics de copropriété afin d’effectuer l’envoi des convocations aux Assemblées Générales. Le fait d’opter pour la LRE pour l’envoi des convocations peut justement être un point à aborder lors d’une AG afin de recueillir le consentement écrit des copropriétaires ainsi que leur adresse e-mail. L’envoi d’une demande de consentement peut aussi être effectué à la suite de l’AG durant laquelle l’utilisation de la LRE aura été votée. Si tous les copropriétaires consentent à utiliser ce mode de communication, il peut alors être adopté pour l’envoi des convocations aux Assemblées Générales mais aussi pour l’envoi d’autres types de document nécessitant la mise en place d’un accusé de réception comme un procès-verbal par exemple.

La LRE représente un véritable gain de temps pour un syndic de copropriété qui va pouvoir effectuer en quelques clics un envoi groupé par exemple. Il ne sera plus nécessaire d’avoir recours à de l’impression ni d’attendre que les courriers soient acheminés. L’utilisation de la lettre recommandée électronique représente donc un certain gain de temps, mais permet également de limiter son impact écologique et de réaliser des économies. Un syndic de copropriété a donc tout intérêt à privilégier l’utilisation de la lettre électronique. Il est donc conseillé de prendre le temps d’expliquer l’utilité et les avantages de ce mode de communication aux copropriétaires afin de recueillir leur consentement et de pouvoir adopter définitivement ce mode de communication.

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