Entreprise Événementiel

Logiciel événementiel : l’outil imparable des professionnels de l’événementiel

Logiciel événementiel : une révolution pour les event planners
Raphaël
Rédigé par Raphaël

Pour mieux comprendre comment les logiciels événementiels sont en train de changer et d’améliorer les habitudes en termes d’organisation d’événements, il faut aller à la découverte de leurs diverses fonctionnalités. Un logiciel événementiel est un outil révolutionnaire conçu pour aider les chefs de projet événementiel à gérer de manière optimale les événements dont ils ont la charge, et chaque étape de l’organisation. Pourquoi tant d’intérêt autour de cet outil ? Découvrez plutôt !

Qu’est-ce qu’un logiciel événementiel ?

Un logiciel événementiel est une solution digitale conçue pour assurer la gestion automatique des tâches de planification d’organisation et de contrôle des événements. Il s’agit d’un outil pour faciliter l’organisation des événements. En effet, un logiciel de gestion d’événement permet de réaliser de manière automatique plusieurs fonctions relevant du domaine de l’événementiel. Avec un logiciel événementiel, il n’y a plus de place pour les tâtonnements.

Vous pouvez réaliser ou personnaliser un site web, envoyer automatiquement des e-mails à un groupe de personnes cibles, et tout ceci même depuis votre smartphone à l’aide d’une application. Chaque information que vous entrez dans le logiciel s’actualise au fur et à mesure sur tous les autres terminaux. Cela permet d’accélérer facilement et efficacement tous les processus de gestion de votre événement.

Certains logiciels ont même la possibilité de permettre aux participants de votre événement d’interagir avec le contenu que vous proposez depuis leurs smartphones. Ainsi, grâce à un logiciel événementiel complet, vous pouvez charger et partager des vidéos, des images, des ouvrages électroniques sous forme de PDF ou de documents, des infographies, etc. Grâce à des outils statistiques sur le tableau de bord, vous pouvez suivre en temps réel l’évolution du projet envisagé.

Quelles sont les fonctions d’un logiciel événementiel ?

Si vous êtes event planner, c’est que vous devez vous occuper de nombreuses tâches. Entre l’organisation pratique, la gestion prévisionnelle, la gestion des inscriptions, et le marketing prévisionnel, les tâches sont vraiment nombreuses et vous aurez toujours besoin d’un coup de main. C’est dans cette optique que s’inscrit un logiciel événementiel : s’occuper des tâches chronophages qui nécessitent beaucoup d’énergie et de ressources humaines en entreprise.

Parmi les multiples fonctions d’un logiciel d’événement, il faut noter principalement :

  • la possibilité de définir une cible claire et optimale selon la nature de l’événement et la thématique retenue ;
  • la possibilité de choisir et de réserver à distance, une salle adaptée à l’effectif des participants et à la nature de l’événement ;
  • le développement de solutions marketing adaptées à l’événement ;
  • l’envoi des cartes d’invitation ou des billets aux participants de l’événement ;
  • la gestion des mails d’information ;

Un logiciel événementiel peut également vous aider dans :

  • le choix de la date et des horaires, en fonction des données issues de la météo et de la nature de l’événement ;
  • la préparation des badges et insignes à porter par les participants et les organisateurs ;
  • la gestion de la logistique ;
  • la réalisation et la transmission aux participants, en cas de besoin, d’un compte rendu de l’événement ;

Quels sont les avantages d’un logiciel événementiel ?

Tel qu’il est possible de le voir, un logiciel d’événement offre de nombreux avantages à ses utilisateurs :

  • un gain de temps : le logiciel événementiel réduit votre charge de travail et par conséquent, le temps que vous y consacrez ;
  • un gain d’argent : les coûts logistiques liés à la vente et la distribution des billets, ainsi que les charges financières liées à la communication-marketing sont essentiellement réduites, voire supprimées avec un logiciel de gestion d’événement ;
  • un gain d’efficacité : la finalité étant de bien gérer l’organisation pratique de l’événement, le logiciel événementiel aide les acteurs du domaine à offrir de meilleures prestations à leur clientèle.

 

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